4 قواعد يضعها الرئيس التنفيذي لشركة Snowflake لجعل الاجتماعات فعالة

الاجتماعات هي ركن من أركان نجاح المؤسسات أو فشلها.. وللقاءات العمل قواعد يجب اتباعها حتى لا تكون مضيعة للوقت أو مساحة للتوتر والقلق.

الرئيس التنفيذي لشركة Snowflake، سريدهار راماسوامي،  يُشارك نهجه في إدارة الاجتماعات بكفاءة.

يُصرّ راماسوامي على ضرورة وجود جداول أعمال، ونقاش مفتوح، وهدف واضح لكل اجتماع.

ويقول إنه يسعى جاهداً لجعل الاجتماعات سريعة، ويُنهيها فور اتخاذ القرار.

---

اقرأ أيضاً: مع اقتراب عام 2026.. خمسة مستثمرين مستقلين مالياً يشاركون أهم نصائحهم لبناء الثروة

---

يرى العديد من الرؤساء التنفيذيين أن الاجتماعات هي قمة البيروقراطية المؤسسية، ولذا يسعون جاهدين لتقليلها.

لا يُعدّ سريدهار راماسوامي، الرئيس التنفيذي لشركة Snowflake، استثناءً. فقد سبق أن ذكر موقع Business Insider أن Snowflake تُتابع عدد المكالمات الهاتفية والاجتماعات المباشرة في إطار سعيها لتحقيق كفاءة أكبر. 

راماسوامي يصرح لموقع Business Insider قائلاً: "الاجتماعات أشبه بالبيروقراطيات"، و"جميعنا نكره البيروقراطيات باستثناء بيروقراطيتنا الخاصة".

ويضيف راماسوامي، الذي انضم إلى شركة تخزين البيانات السحابية عام 2023، أنه لا يتخذ قرارات تتعلق بالمنتج أو الشركة بشكل فردي مع أي شخص، ويتوقع نشر ملاحظات حول هذه القرارات قبلها وبعدها.

لضمان أن تكون الاجتماعات استغلالاً أمثل لوقت الجميع، يؤكد الرئيس التنفيذي بأنه لا يزال يحرص على الالتزام بمبادئ واضحة. وفيما يلي الشروط الأربعة التي يفرضها على جميع الاجتماعات:

الشرط الأول: جداول الأعمال والملاحظات

يشترط راماسوامي أولًا مشاركة جدول الأعمال قبل الاجتماع. ويقول: "لن أحضر اجتماعات لم تُنشر جداول أعمالها وموادها مسبقاً".

---

اقرأ أيضاً: 7 عادات يراها عملاء جيه بي مورغان المليارديرات سبيلاً إلى النجاح

---

ويشير إلى أنه يستيقظ باكراً، ويقضي كل صباح من الخامسة إلى السابعة في التحضير للاجتماعات المختلفة التي سيحضرها في ذلك اليوم. ويوضح أنه بالإضافة إلى استلام جدول الأعمال مسبقاً، يتوقع أيضاً الحصول على ملخصات بعد كل اجتماع.

ثانياً: التأكد من وجود هدف

لا يعقد راماسوامي الاجتماعات لمجرد إتمام الإجراءات. بل يؤكد أنه "مؤيد بشدة" لضمان إدارة الاجتماعات بكفاءة، بحضور الأشخاص المناسبين ووجهة نظر واضحة حول الموضوع المطروح للنقاش.

وفق راماسوامي: "لا ينبغي أن تتحول الاجتماعات إلى وسيلة للتباهي أو لمجرد الاطلاع على آخر المستجدات".

رقم 3: نقاش مفتوح

يستخدم راماسوامي الاجتماعات كمنصة للدفع نحو حوار مفتوح بدلاً من تكرار الحقائق.

وبرأيه: "يمكن الاطلاع على الحقائق خارج الاجتماعات، وهذا أكثر فعالية". ويقول راماسوامي إنه يبذل جهداً لضمان وجود وجهات نظر متنوعة في اجتماعاته. ويضيف أنه يحضر أحياناً جلسات يستأثر فيها شخص أو اثنان بالحديث، فيحاول توجيه المجموعة بعيداً عن هذه الديناميكيات.

يشرح راماسوامي: "إذا كنت حاضراً في أي اجتماع ورأيتُ ذلك يحدث، أعتبر من واجبي التأكد من توزيع الوقت بشكل عادل وأن يشعر الجميع بأن أصواتهم مسموعة بالفعل".

رقم 4: الإيجاز

يشعر الرئيس التنفيذي المحضرم، عموماً بضيق في الاجتماعات ويرغب في إنجاز الأمور بسرعة. ويضيف أنه إذا انتهى الاجتماع بتحقيق نجاح باهر، فإنه يقترح على الجميع المغادرة فوراً.

مقولة راماسوامي الدائمة للموظفين في ختام الاجتماعات: "علينا جميعاً المغادرة بهدوء الآن، خشية أن نخلق لأنفسنا المزيد من المشاكل".